Ирада Аюпова: Информация по событиям 100-летней давности презентабельнее той, что есть по сегодняшнему времени

28 марта 2017 // Прочитано 2473 раз

Госкомархив Татарстана планирует перейти от процессного управления фондами к проектному.

Что значит новый подход, и насколько он повысит удобство обращения к фондам, уже насчитывающим более 7,5 млн единиц хранения - рассказала председатель Государственного комитета РТ по архивному делу Ирада Аюпова.

- Добрый день Ирада Хафизяновна. Очень рады, что вы нашли время прийти к нам. Госкомархив очень богатая организация. Богатая тем, что хранит нашу историю. Насколько велик Госархив Татарстана, и что входит в структуру?

- Спасибо большое за приглашение. Действительно, наследие Татарстана - достаточно представительное. Нужно понимать, что Государственный комитет Татарстана по архивному делу, объединяет не только ресурсы Государственного архива Республики Татарстан, но и архивы, хранящиеся во всех муниципальных образованиях. Более того: в зону нашего ведения, входит также та архивная документация, которая в перспективе будет передана на хранение в архив, и находящаяся в настоящий момент в ведении организаций - источников комплектования. На сегодняшний день, это более 2,5 тыс. организаций. Около 500 из них относятся к республиканскому архиву, а все остальные - это организации - источники комплектования, как ручьи, питающие наши муниципальные архивы.

Что можно сказать о государственном архиве. Нужно понимать, что архивный фонд, это то же самое, что музейный фонд, библиотечный фонд: это достояние страны в целом. То есть, это единый архивный фонд Российской Федерации. Просто часть из этих документов на сегодняшний день находится на хранении в республиканских архивах. В любом случае, деятельность архивных учреждений регулируется государственным законодательством.

Но, кроме тех документов, что относятся к архивному фонду, безусловно, у нас есть еще документы, которые не будут никогда переданы на хранение в архивный фонд: документы временного хранения. В основном это документы по личному составу организаций, и документы, относящиеся к обязательному экземпляру. По обязательным экземплярам мы сегодня комплектуемся как печатными изданиями: все, что издается на территории республики или за деньги республики, а кроме того - аудиовизуальной продукцией, которая создается нашими телерадиокомпаниями в Республике Татарстан.

Если говорить по территории Татарстана: общее количество единиц хранения - более 7 млн, архивных документов чуть поменьше – 4,2 млн. Но в любом случае, по объему, мы четвертые в России.

- За 2016 год к вам поступило 125 222 запросов, и в том числе - 101 925 социально-правовых. 76,7 процента - положительных результатов обращений. А что мешает, что не позволяет полномасштабно сформировать фонды архива, для того, чтобы добиться 100-процентного результата обращений?

- Это очень важная тема для нас. Дело все в том, что если мы говорим про исполнение запросов, то их большая часть - более 100 тыс., это запросы, которые исполняются по документам временного хранения. По сути, это информация, которая необходима гражданам для подтверждения их стажа и размера заработной паты для получения пенсии. Это защита прав граждан.

К сожалению, бытует такое мнение, что исполнить эти запросы очень легко. На самом деле, это очень большой труд. Представьте обыкновенную квартиру: вы иной раз в квартире у себя не все можете найти. У меня та же самая проблема. Но, когда мы говорим, допустим, о запросе по заработной плате за 5 лет, то должны понимать, что организация могла не сдать документы, либо после ликвидации организации, часть документов могла попасть в государственный архив, а часть в муниципальный архив, либо вообще были уничтожены документы. К сожалению, для периода 1990-2000 годы, это очень большая проблема. Потому и процент неисполнения есть. Иногда для того, чтобы найти информацию по одному человеку, поскольку учет идет по организации и по периоду, приходится буквально переработать 300-400 кг материалов. Это - колоссальный труд.

В этом году мы празднуем 100-летие создания служб ЗАГСа. В советское время культура работы с информацией была очень высокой. При создании молодой страны наряду с национализацией был инициирован еще и полный контроль за информационным ресурсом. Одним из приоритетов молодой страны стала информация. Прекрасно понимая, что информация – это власть, отношение в Советском Союзе к архивам было очень серьезным. И архивы и ЗАГС, долгое время находились в системе НКВД. Свобода, свобода слова, повлекла за собой процесс открытия архивов, раскрытие архивной информации но, с другой стороны, она повлекла за собой еще одно последствие: утрату культуры работы с информацией, утрату уважения к информации. Очень многие организации сегодня живут сегодняшним днем. Мы сегодня говорим: фирмы-однодневки… У организации, созданной для определенной цели, жизненный цикл очень небольшой. А люди, которые там работают, после ликвидации этой организации, попадают в абсолютно бесправное положение, потому что при начислении пенсии, у них нет подтверждения стажа работы в этой организации, тому, что у них начислялась заработная плата. В итоге, они получают минимальную пенсию.

- А как же быть с организациями, которые после ликвидации архивируют, фондируют все это. Есть какая-то отточенная технология, чтобы ничего не было утеряно.

- Активно работаем и с конкурсными управляющими. Безусловно, если это процедура банкротства, то здесь проще, поскольку конкурсный управляющий, должен в обязательном порядке предусматривать средства на обработку и передачу в архив документов, касающихся личного состава. По организациям, которые являются источником комплектования - совсем просто, потому что от организации, которая входит в перечень источников комплектования, мы принимаем все документы на безвозмездной основе. Но есть вопрос: структура экономики поменялась и если в советское время производителем информации, владельцем информации было государство, то сегодня много предприятий частной формы собственности и обязать их быть источниками комплектования, мы не имеем права. Но, когда они будут ликвидироваться, реорганизовываться и пр., они должны будут в обязательном порядке сдать документы по личному составу на хранение в архив. И здесь возникает вопрос: за хранение они должны будут заплатить.

irada2017

- На недавней коллегии по архивному делу обсуждали и, насколько я помню, Президент Татарстана дал поручение активизировать отраслевые перечни по ответственному хранению. Как продвигается эта работа?

- Мы сегодня в принципе подготовили и проанализировали все ту нормативную базу, которая есть в России. Еще раз повторяю: это отраслевые перечни, которые инициируются и готовятся федеральными ведомствами. С нашими ведомствами мы на сегодня отрабатываем вопрос актуализации организаций – источников комплектования.

Вот вы говорили: почему у нас количество запросов исполненных положительно меньше 100 процентов? Сейчас еще более-менее материалы есть, а если будет продолжаться ситуация с комплектованием архивных фондов по прежней схеме, то через 30 лет мы вообще не сможем запросы исполнять. Или процент исполнения значительно снизится. Почему? Потому что присутствует момент фрагментарности комплектования архивных фондов: то есть часть информации попадает в архивные фонды, а часть - нет. Значимая информация вообще может не попасть.

Архивы - это документы, которые находятся на вечном хранении. Для чего это нужно? Через 200-300 лет, если возникнет вопрос строительства какого-нибудь крупного объекта, завода, например, на территории республики, фрагментарность предаваемой на хранение информации, может привести к тому, что, если это была, допустим, территория, которая осваивалась нефтяными организациями, то будут определенные риски - например, пустоты в недрах. Эта информация должна храниться, должна передаваться и, более того, она должна быть читаема через определенный промежуток времени.

Сегодня существует мода: вот давайте все в электронном виде принимать. Вопросов нет: я сама за это. Мы сегодня прорабатываем вопрос. Благодаря поддержке Президента нашей республики, в течение этого года мы будем отправлять наших специалистов в разные страны. На сегодняшний момент они находятся в Финляндии, где изучают опыт работы финских архивов, и, соответственно, встречаются с нашей диаспорой - создают историко-культурную коллекцию данных по финским татарам. Они рассказывают о том, что финские архивы очень оперативно принимают управленческую информацию на электронных носителях. Но есть вопрос обеспечения сохранности...

- Как раз хотел задать вопрос: а что надежнее то получается - бумага, или электронные носители?

- В сентябре 2016 года был международный съезд архивистов - Совет архивов в Сеуле (Южная Корея), я принимала в нем участие. Безусловно, основная тема - это it-вопросы. Почему? Потому что принять информацию можно в электронном виде. Можно обеспечить ее сохранность в течение 20-30 лет, но что дальше будет с этой информацией? Это же очень много вопросов! И вопросы относительно воспроизведения этой информации. Вот мы с вами в эпоху it-технологий достаточно интенсивно живем, наверное, последние 25 лет. Вы попытайтесь сегодня где-нибудь прочитать 5-дюймовую дискету. Вы сможете найти устройство? Это к вопросу о хранении цифровой информации. Более того, оптические диски сейчас не на всех устройствах читаются. Я уже молчу про то, что в принципе, все эти носители - не надежны.

На бумаге происходит физическое изменение свойств. Но и здесь есть проблемы: например с документами, которые печатались лазерными принтерами. Физического изменения свойств бумаги не происходит и эта краска стирается. Особенно это актуально для расчетных ведомостей. Вот посмотрите: получили вы чек и вы через три дня этот чек уже прочитать не сумеете, потому что все сходит. Здесь - то же самое. Проблема сохранения информации очень актуальна. Но отказаться от цифровизации мы сегодня не имеем права.

Опять-таки возвращаясь к исполнению запроса: одна из ключевых проблем в том, что физически труд архивиста сегодня очень тяжелый. Это действительно очень тяжело обработать такой объем информации на бумажном носителе. Поэтому вопросами цифровизации, создания информационно-аналитической системы мы активно занимаемся последние 2 года. Это в первую очередь направлено на то, чтобы архивист быстрее и эффективнее исполнял свои запросы. То есть это клиенториентированность своего рода - чтобы клиент быстрее получил свою информацию. И второе, это, безусловно, доступность этой информации. Особенно информации историко-культурного смысла, историко-культурного значения для пользователей. Если мы каждый раз будем отдавать документы пользователю, то через 100 лет вы их не прочитаете.

- На коллегии в январе обсуждался еще один момент - о том, что сейчас есть необходимость изменения управления фондами: немного отвлечься от архивации только процессного направления и отдельный акцент сделать на процессное управление. О чем идет речь?

- Это действительно то, с чем мы сталкиваемся. Республика у нас - лидер по реализации значимых проектов. А проект - это комплекс межведомственных мероприятий, направленных на достижение конкретной цели. Это и проведение Универсиады. Ведь нужно понимать, что когда готовилась Универсиада, это была работа не только, скажем, министерства по делам молодежи, спорту и тогда еще и туризма, это была работа не только Правительства Татарстана, это была и работа мэрии Казани, и работа всех других министерств. Это была работа министерства транспорта, министерства культуры, министерства экономики, министерства здравоохранения… Очень многое было сделано. Смысл в чем: если сегодня, с нынешней концепцией архивного дела это все будем рассматривать, то у каждой организации - источника комплектования, будь то культура, или министерство по делам молодежи и спорту, есть свой перечень документов, который они должны будут сдать. И так получается, что в большей степени это все-таки документация, подтверждающая их деятельность. И вычленить из всего этого то, что будет касаться Универсиады - непросто. Ну, сдали они, допустим, приказы за весь предыдущий год. Найти приказ, или протокол совещания, или презентацию проекта, результаты презентации проекта - любой документ, касающийся непосредственно Универсиады из всего этого объема, будет очень тяжело. И поэтому мы говорим о том, что необходимо создавать коллекции - подборки информации.

Опять-таки, если мы говорим об исполнении запросов в будущем: ведь пользователей не интересует, где и в каком фонде этот документ находится. Для оперативности доступа к этой информации, ему нужно, чтобы было удобно, чтобы он знал - есть этот объем информации или нет. Проектный принцип позволяет объединить весь информационный массив по некоему ключевому смыслу - весь массив информации, вне зависимости от того, кто являлся генератором этой информации: какое министерство, ведомство. По линии «Татмедиа» и «Татар-информ» тоже многое было сделано. Вы же тоже - журналисты, имели непосредственное отношение к проведению Универсиады. Их глазами многие и оценивали масштабы этого проекта. Но собирать нужно именно не из каждого ведомства, а объединять.

- Это же совершенно иная структура.

- Совершенно верно. Тут есть один нюанс. Дело в том, что сегодня архивы в большей степени занимают пассивную роль: нам сдали на хранение, мы оценили с точки зрения ценности - имеет смысл хранить, или нет эту информацию, систематизировали по имеющимся принципам и приняли на хранение в архив. И вот здесь как раз в большей степени работа Госкомитета, чем учреждений архивов, - мы должны совместно с министерствами вести некую экспертную миссию: должны оценивать те ключевые события, которые достойны быть сохранены, и переданы последующим поколениям. Если через 100-200 лет человек попробует посмотреть: чем же занималась республика в этот период, исходя из тех документов, которые есть сейчас, я думаю, что мы не сможем в полной степени оценить значимость этих реализуемых проектов.

irada20172

- Тут напрашивается параллель: ведь у нас буквально через три года состоится очень важное событие - 100-летие образования Татарской АССР. Получается, если бы эта работа была начата еще тогда, то сейчас процесс подготовки, по крайней мере, со стороны Госкомархива, проходил бы проще, легче.

- Я с вами соглашусь. Но вообще, если объективно, то информация, которую мы находим по событиям даже 100-летней давности в наших фондах, зачастую интереснее и презентабельнее той информации, которую вы можете найти по сегодняшнему времени. Дело все в том что, если опираться на общую систему комплектования архивных фондов, мы должны понимать, что наша республика всегда была частью Федерации. Автономная Татарская Советская Социалистическая Республика принимала только часть документов, ключевых документов. Либо эта часть документов, шла в развитие ранее принятых. Сегодня у нас уже есть с Росархивом договоренность, и уже люди выезжали в федеральные архивы для того, чтобы активизировать поиск документов, связанных с государственностью татарского народа, с историей Республики Татарстан. Цифровые копии этих документов (для чего все-таки нужна цифровизация) на правах коллекции мы получим. И тогда логику принятия тех, или иных ключевых документов, решений, связанных с государственностью нашей, будет легче оценить.

У нас сегодня возникает парадоксальная ситуация, когда, допустим, решение о выделении того, или иного земельного участка под строительство какого-нибудь объекта федерального значения, принималось решением Совмина СССР и документов на выделение этого земельного участка мы найти не можем. Эта фрагментарность архивных массивов, конечно, усложняет во многом поиск необходимой информации, в том числе по ключевым историческим событиям столетнего периода.

- Знаю, что большая работа уже проделала и проделывается в рамках подготовки к 100-летию. Знаю, что есть намерение визуализировать вот эти документы. Что это будет за издание?

У нас есть несколько проектов, приуроченных к празднованию 100-летия ТАССР. Один из этих проектов это максимально полный поиск документов, связанных с историей нашего народа, историей нашей земли, в федеральных и зарубежных архивах. Есть вопросы по изданию. Это трехтомное издание документов о Татарской АССР. В этом году выйдет первый том, в 19-году - второй, в 20-м – третий том. И, кроме того, мы сейчас совместно с министерством юстиции Татарстана, реализуем проект по оцифровке всех документов и нормативных актов, изданных нашей республикой за 100-летний период.

Мы были в Сингапуре - у них молодое, конечно, государство. Ему всего 50 лет. Но за 50 лет у них есть полная база всех принятых документов. Это очень важная тенденция.

Надо сказать, что в России на уровне всей Федерации, по федеральным документам, аналогичный проект реализуется. Тоже планируется создать единую нормативную базу. Не знаю, как долго будет длиться это проект. А мы планируем к 2020 году полностью завершить оцифровку документов. В этом году мы планируем оцифровать документы, начиная с 1942 года. Почему у меня есть сомнения в части завершения этого проекта до 2020 года? Дело в том, что документы нашей республики издавались на нескольких языках. Менялась графика: первичная была арабская вязь, потом – латиница, потом только была кириллица. Мы же не просто их оцифруем и привяжем к системе. Мы предполагаем организовать полнотекстный поиск по всем документам. И естественно, чтобы арабскую вязь адаптировать к сегодняшнему восприятию, есть много нюансов, по которым мы сегодня работаем.

- Я прочитал очень интересную вещь: что молодежь очень активно использует социальные сети для того, чтобы активировать процесс и поиска информации, и поиска свидетелей, в том числе в контексте подготовки к 100-летию. И Казанский обвод там есть проект, и 100-летие ТАССР, и еще целый ряд проектов. Насколько активна молодежь? Насколько эффективны эти запущенные проекты?

- Честно признаюсь, что пока массово получать информацию по хэштегу «Казанский обвод», или хэштегу «100-летие ТАССР», мы еще не начали. Почему? Потому, что общество пока еще достаточно инертное. Мы получили абсолютно другой эффект от вот этих инициатив.

Архивная служба Татарстана прошла в прошлом году брендирование. Мы являемся активными участниками всех соцсетей, причем с целевой аудиторией, направленной именно на эти сети. Если это генеалогия, то мы в большей степени будем ее продвигать на ресурсе «Одноклассники», потому что люди, которые, обращаются к своим корням - старшее поколение особенно, они в большей степени именно там представлены.

Но что касается молодежи, мы получили не то, чтобы обратный эффект, но интересную отдачу. Смысл в том, что сегодня молодежь уже насытилась виртуальным общением, и они испытывают потребность в площадках для реальной коммуникации. Мы очень рады, что сегодня молодежь к нам приходит. То есть, те проекты, которые мы реализовывали буквально последние полгода, они привели в наши стены большое количество молодежи. Это и «Тарихи бранч» - проект, который мы реализуем с форумом татарской молодежи. Он привлекает историков-любителей и историков-профессионалов к обсуждению событий 100-летней ретроспективы. У нас уже прошло первое заседание этого исторического клуба, посвященного революциям 17-года. Мы со своей стороны готовили выставку, показывали документы, а они обсуждали те события.

Есть интересная такая сказка: «Счастливые калоши» - когда человек, чтобы оценить - хорошо раньше было или плохо, выходит, надевает счастливые калоши и переходит в то время, о котором мечтает. И он понимает, что не всем там было так безоблачно, как ему кажется. То есть, все равно мы подвержены этой некой мифологизации той или иной эпохи. Мы хотели, чтобы на каких-то реальных документах и фотографиях показать, какая в реальности жизнь тогда была. Там тоже было не сладко.

Следующий проект, он у нас будет в апреле, и он посвящен культуре татарской семьи, культуре семейной политики. Нашими партнерами здесь выступает не только форум татарской молодежи. Мы и ЗАГС пригласили для участия, чтобы понять: а что является причиной, какие изменения в институте семьи повлекли за собой сегодняшние проблемы в обществе. Не секрет - на коллегии ЗАГСа поднималась тема: почему у нас по отдельным районам, причем это районы, скажем так, с доминированием татарского населения, число разводов сопоставимо с числом браков? Почему это происходит? Хотелось бы посмотреть: а как было раньше?

У нас есть ряд проектов с «Молодой гвардией». Мы совместно реализовывали проект по сопоставлению образов 100 лет назад и сейчас: Казани современной и Казани в столетней ретроспективе. У нас был с ними проект «Герои Татарстана», когда мы, в том числе в соцсетях, просили, чтобы молодежь рассказывала о героизме своих родителей. В жизни всегда есть место подвигу, и нужно просто понимать, что этот подвиг достоин, чтобы тех людей, которые совершили значимый поступок запомнили, чтобы их знали. Они принимали активное участие. И буквально на прошлой неделе у нас прошел лекторий по теме генеалогии, где мы рассказывали тоже по инициативе «Молодой гвардии», с чего начинать изучение истории своей семьи.

Проектов очень много на самом деле. С «Татармультфильмом» у нас очень интересный проект был в контексте культурного дневника школьника. Он собирал детей, которые занимались тоже генеалогическими исследованиями. Детям, молодежи сегодня нужна эта фактура. У них есть потребность ощутить почву под ногами. И мы можем им это дать.

- Для молодежи это возможность прикоснуться к истории, причем к физическим носителям, а для любой государственной структуры это в первую очередь законодательный уровень - документы, акты. Я прочитал, что в 2017 году ожидается масштабная законопроектная работа, что в законодательство, касающееся архивного дела, требуется внесение некоторых изменений, дополнений, новаций - о чем идет речь?

- Уже сейчас - на сегодняшний день, правительство Татарстана внесло в Государственный Совет, и я надеюсь, что уже в апреле будет на сессии на рассмотрении сессии Госсовета законопроект об обязательном экземпляре. Наша деятельность регулируется не только законодательством об архивном деле, но и законодательством об обязательном экземпляре. Что это такое: все-таки государство, наверное, имеет право собирать информацию, которая будет ему необходима в перспективе для принятия тех, или иных управленческих решений. Те новации, которые сегодня внесены, они в большей степени, во-первых, регламентируют порядок приема материалов. У нас уже четко распределено и по печатной продукции, и по аудиовизуальной. Есть еще один пласт, который мы сегодня в какой-то степени упускаем - это то, что касается проектной деятельности, научно-технической документации.

Вообще, по научно-технической документации большие проблемы. Это тоже очень востребованный ресурс: мы все прекрасно понимаем, что он востребован абсолютно для всех, начиная от МЧС и заканчивая проектными институтами, которые составляют планы реконструкции, или нового строительства каких-то зданий. У нас есть очень интересные проекты 19-20 вв. А вот что касается конца 20 и начала 21 века, то здесь уже - фрагментарность. Безусловно, «Татинвестгражданпроект», «Казгражданпроект» всегда исторически были нашими источниками комплектования. Но опять-таки, мы говорим о культуре управления информацией. Эта информация не воспринималась как некий значимый элемент. Хотя, в принципе, проект сделан за государственные деньги, государственным проектным институтом, он обязательно должен быть сдан.

Мы хотим все-таки все, что касается проектно-технической документации, все, что выполнено за государственные деньги – таки систематизировать и тоже подвести под поле обязательного экземпляра. Это очень нужно, потому что, опять-таки возвращаясь к теме миссии архивов: мы должны понимать, что и архивы, как и музеи, они нацелены не только на то, чтобы удовлетворить текущие запросы общества и индивидуумов к информации, материалам, фондам, которые у них хранятся, мы еще своего рода занимаемся футурологией. Мы стараемся спроектировать, спроецировать, продумать, спрогнозировать те запросы, которые общество может предъявить к нам в будущем. XIX, XX, XXI век - это века, которые коренным образом изменили цивилизационную основу. Информация встала во главе угла. Те промышленные эволюции, которые проходили три последних столетия, коренным образом изменили мир. Мы просто не осознаем всю степень, всю значимость этих изменений. Градус техногенного воздействия общества на среду обитания вырос кратно. Вы подумайте, что 100 лет назад у нас не было ни интернета.

В 2009 году объем произведенной информации, или в 2010 - боюсь сейчас ошибиться, но объем информации, произведенный за год человечеством, был приравнен ко всему информационному ресурсу, произведенному человечеством до этого. Как поступать? Как отбирать ту информацию, которая должна быть сохранена в форме архивных документов? В каком виде передавать ее последующим поколениям? Какая информация будет востребована последующими поколениями? Это очень серьезная тема. В музеях - проще, потому что весь вопрос в исторической значимости. А здесь очень часто идет речь об эффективности принятия последующих управленческих решений. И безопасность. Это - управление рисками. Очень большие пласты. С точки зрения закона об обязательном экземпляре - очень много нюансов, но в любом случае мы первый шаг делаем. Ну и законодательство в архивном фонде - просто приводится в соответствие с федеральным. В прошлом году и на федеральном уровне произошли существенные изменения: Росархив ушел из ведения министерства культуры, где был с 2004 года, в прямое кураторство Президента России.


Читайте также: Татарстан является приоритетной площадкой для инвесторов Китая в России  


Автор: Арсений Маврин. Фото: Султан Исхаков.

Поделитесь с друзьями

Оставить комментарий